Russian Lean/Kanban Network. Первая встреча сообщества — как это было

У нас отличная новость. В конце сентября мы провели первую сообщества Kanban —  Russian Lean/Kanban Network. Ниже — небольшой отчет о первой встрече

600_454594371

Продолжение этой статьи »


Balanced Scoreсards, KPI и прочие метрики

Недавно снова обсуждали Balanced Scoreсards (BSC), KPI и метрики в одной большой компании и по следам этих разговоров хочется задокументировать все находки.

Начнем с определений, поскольку в большинстве организаций сокращение KPI используется неверно и означает желаемый результат или цель. Просто посмотрите как это слово используется во многих организациях и вы поймете насколько эта неверная трактовка укоренилась в современной бизнес среде: «Он выполнил свои KPI», «Надо поставить ему KPI на следующий год». На самом деле цель и KPI два разных понятия и одно не может существовать без другого.

Key performance indicators (KPIs) are a set of quantifiable measures that a company or industry uses to gauge or compare performance in terms of meeting their strategic and operational goals.

Цель первична. До того как KPI могут быть определены, необходимо выполнение следующих условий:

  • Должен быть выбран определенный бизнес процесс.
  • У этого процесса должны быть четкие бизнес цели.
  • Процесс должен поддаваться качественным и количественным измерениям.

Key performance indicator (KPI) это бизнес метрика используемая для оценки факторов, критических для успеха организации. KPI используются для оценки бизнес трендов. Они направляют тактические действия организации. KPIs это просто набор индикаторов с которыми мы можем посравнивать наши данные, эдакий организационный измерительный прибор успеха. KPI помогают организации оценивать прогресс по направлению к заявленным целям или отсутствие такового.

Типичные Balanced Scorecards в организациях наполнены этими самими целями KPIs по самые уши. Balanced scorecards могут защищать и усиливать режим управления и контроля сверху (command-and-control), а могут и избавлять от него. Большинство имплементаций к сожалению первого типа, в то время как аджайл мышление заставляет нас склоняться ко второму типу. Продолжение этой статьи »


Путешествие по Кеневину, часть 1

О чем вы узнаете в этой статье. Статья получилась длинная, поэтому я решил разделить ее на две части. В первой мы рассмотрим недавно обновленный Кеневин Фреймворк. Это один из самых популярных на данный момент sense-making фреймворков, который помогает понять мир и происходящее в нем. Затем мы поговорим об экспертах и рассмотрим самые типичные передвижения по фреймворку. Во второй части статьи, мы будем передвигаться по доменам Кеневина с помощью увлекательной командной игры “Путешествие по Кеневину”. Вас ожидают многочисленные фото и видео материалы, а также рисованные флип-чарты.

Кеневин Фреймворк. Мой коллега Сергей Дмитриев два года тому назад написал замечательный блог-пост о Кеневине. И в течение последних двух лет особо добавить было нечего, но совсем недавно создатель шотландец Дэйвид Сноуден обновил свою модель. Ко всему прочему, я хочу взглянуть на фреймворк под другим углом, добавить провокационные мысли знаменитого публициста и философа Нассима Талеба, а также модель Management 3.0 Юргена Апелло и рассмотреть наиболее частые переходы из домена в домен. Продолжение этой статьи »


Приоритезация портфеля проектов

Материал перенесён в статью «Канбан и бизнес-игры для управления потоком заказов»


Канбан и бизнес-игры для управления потоком заказов

Допустим, вы изучили Аджайл и начали использовать в компании Скрам или другой фреймворк. Со временем клиентов стало больше и работа менеджеров заметно усложнилась. Теперь вы размышляете, как управиться с десятками заказов, и в вашей голове крутятся термины типа портфеля, потока и приоритета.

Давайте разберёмся, как именно руководить компанией с портфелем клиентских проектов.

Обычно в компании работают несколько команд, которые умеют оценивать проект и составлять по нему Бэклог. Но навыки нескольких команд непросто масштабировать на всю компанию.

С портфелем проектов тяжело:

  • определить, за что взяться в первую очередь;
  • предсказать сроки по каждому проекту;
  • работать так же быстро, как и над одним проектом.

Поможет Канбан.

Инструменты Канбана

Канбан создан для управления потоком работы, поэтому он подходит для управления портфелем клиентских проектов. Вот как его применяют на уровне всей компании:

  • визуализируют поток работы — на доску попадают этапы работы над заказом;
  • ограничивают незавершённую работу — на каждом этапе ставят ограничение на количество одновременно выполняемой работы;
  • измеряют время выполнения проектов, в нашем случае — время работы с клиентом.

Но мы советуем работать ещё с тремя инструментами.

Свяжите воронку продаж и доску с проектами

Если портфель большой, разрыв между сотрудниками растёт. Сильнее всего чувствуется потеря связи между продавцами и разработчиками. Первые продают — вторые разгребают, первые обещают сроки — вторые их не выдерживают. В итоге два отдела друг с другом конфликтуют.

Чтобы синхронизировать продавцов и разработчиков, свяжите воронку продаж с канбан-доской для разработки. Если, скажем, прошла встреча с клиентом и нужна оценка проекта, проект сразу появится на доске. Отдел продаж поймёт, сколько задач в работе и какие сроки можно обещать. Конфликт между отделами исчезнет, а правила Канбана помогут в управлении продажами.

Сделайте карточки проектов информативнее

Хорошо, если в каждой команде прописаны правила игры. Но скорее всего они не сработают на уровне всей компании. Нужно новое соглашение — прозрачное для всех.

Используйте место на карточке проекта, которую вы повесили на доску. Так делают в Trello и Jira — отмечают переходы из статуса в статус. Дополните эту информацию условиями перехода, например, «Установлено у заказчика» или «Акты подписаны». Это не полноценные Критерии Готовности, но они влияют на проект целиком:

Канбан и бизнес-игры для управления потоком заказов

Следите за финансами с помощью диаграммы суммарного Cash Flow

Когда проектов много, приходится думать, как управлять финансовыми потоками и не раздувать при этом бюджет. Вам поможет диаграмма суммарного потока. Она хорошо показывает, насколько гладко продвигается рабочий процесс и как количество незавершённой работы влияет на время выполнения задач.

Доработайте диаграмму под финансы. По вертикали замените время на деньги и ничего не меняйте по горизонтали. Получится простой и удобный инструмент для отслеживания денег в проектах:

Канбан и бизнес-игры для управления потоком заказов

Приоритезация потока заказов

Проблема приоритезации портфеля волнует не одну компанию. Но вопросы у всех одинаковые:

  1. Как выбрать приоритетный проект?
  2. Кто именно должен участвовать в приоритезации?
  3. Как подключить сотрудников?
  4. Как прекратить войну за ресурсы?

Традиционные подходы для приоритезации портфеля не работают. Взять хотя бы часто используемые:

  • Выделенные эксперты. Один или команда экспертов определяют приоритеты проектов. Простой вроде бы подход сталкивается с неприятием со стороны сотрудников, в особенности поколения Y. Они не доверяют знаниям экспертов, и к тому же их злит секретность процедуры.
  • Like или Голосование +1. За проекты ставят лайки, и чей проект наберёт больше, тот и выберут первым. Но такие голосования сильно подвержены манипуляциям.
  • Оценка ROI. Компании проводят глубокий анализ и собирают данные. Кажется, что это рациональный подход. Однако проекты с таким подходом слишком привязаны к первоначальной оценке — настолько, что могут провалиться, если оценка неверна. Вдобавок непонятно, как оценивать ROI для инновационного проекта, когда нельзя предсказать результат.

На замену традиционным подходам для приоритезации портфеля мы предлагаем Serious Games. В этих играх надо решить определённую проблему, исходя из реальных финансовых данных и ресурсов. Serious Games помогают вовлечь сотрудников, укрепить между ними связи и просто получить удовольствие.

Можно играть в отдельные игры:

  • Knowsy — для расстановки приоритетов в стратегии.
  • Buy the Project — для выбора лучших проектов.
  • Prune the Future — для составления дорожной карты проектов.
  • Fund the Project — для распределения ресурсов.

Можно комбинировать:

  • Buy the Project и Prune the Future — для тактического и стратегического планирования.
  • Knowsy, Buy the Project и Prune the Future — для тактического и стратегического планирования и расстановки приоритетов в стратегии.

Результат в Serious Games приносит взаимодействие игроков. Они все равны, каждый делится своими знаниями, и в итоге решение даётся быстрее.

Полезная литература