КакнаучитьсяпроводитькрутыеРетро?

Семён опять в отчаянии. Команда сказала ему, что не хочет больше участвовать в Ретроспективах: «Дай нам спокойно поработать». В чём причина, и как её исправить? Отвечает Андрей Толмачев: Ретроспектива, как и любое событие Скрама, должно приносить ценность её участникам. Если ценности нет, люди перестанут ходить на Ретроспективы. Скрам-мастер несёт ответственность за то, чтобы Ретроспектива помогала Скрам-команде становиться более продуктивной. Если это будет происходить, участники команды будут ждать Ретроспектив с нетерпением. Давайте разберём типичные ошибки начинающего Скрам-мастера, которые приводят к тому, что Ретроспектива не работает.

Время Ретро подходит к концу, а Команда только закончила набрасывать проблемы

Ошибка Скрам-мастера: плохое планирование времени Ретроспективы. Плохая фасилитация. Решение: готовьтесь к Ретроспективе заранее. Составьте поминутный план с упражнениями и заложите запасное время на случай, если что-то пойдёт не так. Во время Ретро используйте таймер, чтобы отслеживать время упражнений.

Скрам-мастер мечется перед группой со стикерами и маркерами, а группа сидит в телефонах

Ошибка Скрам-мастера: замыкает всю энергию и активность группы на себе. Решение: помните, что главные действующие лица Ретро — члены Команды, а не Скрам-мастер. Как можно больше давайте им работать самостоятельно.

Команда приняла первое пришедшее в голову решение

Ошибка Скрам-мастера: позволяет лечить симптомы, а не настоящие причины. Большинство сложностей, с которыми сталкиваются команды, имеют системную природу и уходят корнями в несколько типичных причин. Лечить симптомы — всё равно что рубить головы гидры. Они возникнут снова. Решение: научите Команду мыслить системно. Расскажите ей про инструменты системного анализа: диаграммы причин и следствий, «5 почему», CLD. Используйте их, прежде чем переходить к решениям.

Обсуждение прыгает с темы на тему, тем временем Ретроспектива подходит к концу

Ошибка Скрам-мастера: позволяет Команде уйти в сторону от основной темы. Решение: используйте инструменты фасилитации, например, трекинг.

Команда обсуждает каждую из обнаруженных проблем

Ошибка Скрам-мастера: пытается решить все проблемы, в результате чего — спешка и поверхностные решения. Решение: сфокусируйтесь на 1–3 проблемах. Для этого проголосуйте за них или используйте более продвинутые методы категоризации. Лучше найти качественное решение одной проблемы, чем посредственные решения для десяти.

В конце Ретроспективы у Команды нет чёткого понимания, что и когда делать

Ошибка Скрам-мастера: не доводит группу до конкретных выполнимых действий. В результате пар выпустили, а решений нет. Решение: обязательно оставьте группе время на поиск и выбор решений и убедитесь, что они сформулированы по SMART.

Решения, принятые на прошлых Ретро, не были реализованы

Ошибка Скрам-мастера: не организует процесс, при котором выбранные решения исполняются. Решение: убедитесь, что участники Команды верят в выполнимость улучшения и готовы его реализовывать. Помните, взятые в Спринт улучшения попадают в Бэклог Спринта. Не забудьте учесть эту работу на Планировании Спринта. Чтобы не совершать ошибок, приходите к Андрею Толмачеву на тренинг по Скраму.

Технологию Открытого Пространства я активно использую в течение нескольких лет и хочу поделиться тем, как её можно использовать в контексте Скрама, аджайл-трансформациях и подобных инициативах.

Что такое Открытое Пространство

Технология Открытого Пространства — это один из методов, позволяющих разным людям в организациях проводить воодушевляющие встречи и мероприятия. Мне посчастливилось использовать Открытое Пространство в различных контекстах со Скрам-командами, и технология работала всегда. Открытое Пространство лучше всего работает тогда, когда работа очень сложна, люди разделены, а решение нужно было ещё вчера.

Правила и принципы

Открытое Пространство основано на страсти, ответственности и самоорганизации, поэтому в нём участвуют только по желанию. Обязательно подчеркните это в приглашении, которое вы высылаете перед Открытым Пространством. Во время проведения мероприятия действуют четыре принципа:

1. Кто бы ни пришёл на обсуждение — это именно те, кто нужны.
2. Когда бы это ни началось — это нужное время.
3. Когда это закончится, тогда и закончится.
4. Чтобы ни произошло — это именно то, что должно произойти.

Участники могут переходить в любое место Открытого Пространства, если чувствуют, что им неинтересно. Мы называем это правилом двух ног.

Как провести

Классический вариант Открытого Пространства подразумевает лишь одного фасилитатора. Но мы всегда работали командой, и я никогда не жалел об этом. Команда помогает основному фасилитатору подготовить пространство, следить за динамикой обсуждений, даёт обратную связь. Да и вообще, вместе веселее. Соберите людей в помещении, посадите в круг. Если участников много (сотни, тысячи), то кругов будет несколько. Фасилитатор приветствует участников, объясняет, по каким принципам работает Открытое Пространство и что нужно сейчас сделать. Чтобы создать тему для обсуждения, участник выходит в центр круга, пишет на листе название своей темы, озвучивает её в микрофон и приклеивает в любую свободную ячейку расписания. Инициатор темы отвечает за то, чтобы дискуссия состоялась, а также заполняет отчёт о прошедшем обсуждении в формате: инициатор, основные тезисы, участники дискуссии. Заполненный отчёт он помещает на новостную стену. После объяснения правил фасилитатор кладёт микрофон в центр круга и замолкает, а участники начинают один за одним вставать и предлагать темы для обсуждения. Меня часто спрашивают: «Что делать, если в центр круга никто не выйдет?» Я никогда не видел подобного. Если люди добровольно пришли на эту встречу, значит, им есть что сказать. Затем фасилитатор приглашает всех участников Открытого Пространства к доске с расписанием, где они могут вписать своё имя в понравившиеся слоты. По договорённости можно объединять и менять расписание. Со стороны это выглядит как базар, где люди торгуются между собой. Открытие обычно занимает час-полтора. После открытия активное участие фасилитатора заканчивается. С этого момента он больше становится наблюдателем и хранителем пространства, где участники самостоятельно проводят обсуждения. На закрытии участники возвращаются на свои места и по очереди, передавая друг другу микрофон, делятся всем важным и ценным, что для них было на прошедшем Открытом Пространстве.

Где применить

Ретроспектива, координация между командами в масштабируемом Скраме. Открытое Пространство — одна из отличных практик, которую вы можете взять на вооружение в случае масштабируемого Скрама. Соберите все команды в одном помещении, посадите их в круг и дайте людям генерировать решения проблем, которые по-настоящему их волнуют. К примеру, с помощью Открытого Пространства мы решали вопрос о выборе стульев в офисе (да, это было важно в упомянутом контексте), выбирали практики для координации между несколькими Скрам-командами и создавали организационную структуру. Встреча от 10 человек. Я успешно использовал формат Открытого Пространства для продуктивной организации встречи 25 тестировщиков в одной из компаний, где проходила аджайл-трансформация. А в другой компании я провёл Открытое Пространство на 500 человек, где работники генерировали инициативы для компании. Митап, конференция. Открытое Пространство отлично зарекомендовало себя на митапах по Скраму с 60–80 участниками, которые я провожу. Удивительно, сколько инсайтов получают небезразличные люди, которых объединяет в помещении общая страсть и желание что-то менять.

Запомнить

1. Открытое Пространство основано на трёх принципах: страсти, ответственности и самоорганизации.
2. Открытое Пространство можно эффективно использовать во многих контекстах: Ретроспективе, координации между Скрам-командами в LeSS и Нексусе, запуске аджайл-трансформации, митапе, конференции.
3. Открытое Пространство может быть использовано с группами от десяти до нескольких тысяч человек.
4. Открытое Пространство работает всегда, если вы собрали в помещении небезразличных людей.

Узнать больше об Открытом Пространстве

• Книга Харрисона Оуэна Open Space Technology: A User’s Guide
• Методология запуска аджайл-трансформаций с помощью Открытого Пространства The Open Space Agility Handbook
• Официальный сайт технологии Открытого Пространства