Опыт применения Kanban для управления портфелем проектов

Итак, Вы научились работать в Agile. Возможно в команде разработки вы уже начали использовать Scrum, XP или что-то другое. Но, что делать, если клиентов становится все больше? Вы начинаете распределять ресурсы, брать сразу несколько заказов одновременно и жизнь менеджеров (и сотрудников) становится похожей на кошмар. Правильно, пора подумать, как управлять этой “кучей” работ. И в вашей жизни появляются новые термины: портфель, поток, приоритеты, контроль и нарушение сроков 🙂

Что ждет компанию на уровне портфеля проектов?

Расмотрим общую ситуацию. Как правило, в компании есть несколько команд, которые умеют планировать, проводить оценку, работать с бэклогом — т.п. Но все, что работает на отдельном проекте, не работает на уровне всей компании — на уровне всех заказов. А что это значит?

Это значит, что:

  • Сложно определить, с каким клиентом и какие работы начинать в первую очередь;

  • Невозможно точно предсказывать сроки реализации;

  • Низкая производительность команд при одновременной работе над разными заказами;

  • Разрыв между командами (продавцами, разработкой, поддержкой и пр.) — проектные команды не участвуют в pre-sale, тратят много времени на последующую оценку и анализ перед началом работ. И хорошо, если знают, какие проекты будут в скором будущем.

Согласитесь, типичная ситуация. Есть ли выход?

Канбан и Визуализация потока.

Один из возможных подходов к управлению портфелем проектов — это Kanban или визуализация общего потока работ. Опыт примерения таких подходов можно найти в книгах “Kanban and Scrum — making the most of both” (автор Henrik Kniberg) и “Manage Your Project Portfolio: Increase Your Capacity and Finish More Projects” (автор Johanna Rothman).

Напомню кратко суть подхода. Итак, что нужно нам для применения Канбан на уровне всей компании:

  1. Визуализировать поток работ. В нашем случае на доску (можно использовать любой другой подходящий инструмент) попадут этапы прохождения заказа (от начала до конца)

  2. Ограничить незавершенную работу. По-сути научится управлять и ставить ограничение на количество выполянемой работы на каждой стадии.

  3. Измерять время выполнения задач. В нашем случаее это измерение время работы с одним Клиентом 🙂

Все просто. И многие начали это уже использовать. А мне хотелось бы оставить несколько советов, которые могут пригодится.

Инструмент первый. Воронка продаж + Канбан

Помните, выше мы говорили про другие отделы, которые живут в отрыве друг от друга. Особенно чувствительно, когда нет связи между продавцами и разработчиками. Одни продали — другие разгребай (реализовывай), одни обещают сроки — другие их не выдерживают. И как следствие — конфликты внутри и возможно снаружи 🙂 Надо синхронизировать работу отдела продаж с отделом разработки. Но как? А давайте свяжем  воронку продаж (которая, наверное, у вас уже есть) с Канбан-доской для разработки. Таким образом, проект будет появляться на доске — когда, например, проведена первая встреча и требуется предварительная оценка работ. В этом случае все правила Канбан будут полезны и для управления продажами.

Инструмент второй. Информативные карточки проектов

Новый1

Хорошая практика, когда у каждой команды есть свои “Правила Игры”. Однако они могут “не работать” на уровне всей компании. Что делать? Создать новое соглашение — прозрачное для всех.  А где? Вот второй инструмент — используйте пространство на карточке проекта, которую вы повесили на доску. Как правило, многие уже это применяют: отмечают время перехода из статуса в статус, ID в jira и пр. Дополните эту информацию ключевыми условиями перехода из статуса в статус: “Установлено у заказчика”, “Акты подписаны” и пр. Это конечно не полноценный Definition of Done — это ключевые факторы, которые влияют на весь проект целиком.

Инструмент третий. Диаграмма суммарного cash-flow

Cash-flow

И последнее — финансы. Вернее как устроить управление финансовыми потоками не прибегая к дорогостоящему бюджетированию. Как известно, в Канбан часто используют диаграммы суммарного потока. Эта диаграмма хорошо показывает, насколько гладко идет процесс и как количество незавершенной работы влияет на время выполнения задач. Заменив в той диаграмме значение оси Y на $ получаем диаграмму суммарного cash-flow — хороший инструмент для мониторинга движения денег, соответствующих проектам. Что такая диаграмма может показать? Попробуйте сами порассуждать 🙂

Мы рассказали всего о трех инструментах. Продолжение, как всегда, следует…



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *