Эффективныевстречи(минимальныйнабор)
Для того, чтобы ваши встречи были эффективными, необходимо, как минимум:
- Цель встречи
- Желаемый(ые) результат(ы)
- Агенда (распорядок)
- Модератор
Теперь обо всем по порядку.
Если дать процессу название, вы им управляете. Если нет, он управляет вами.
Цель встречи (почему нужно встретиться?)
Нет цели – нет смысла встречаться. Цель обычно возникает вокруг некой возможности или неудовлетворительной ситуации. Цель нужна для того, чтобы морально подготовить и мотивировать участников. Это, наверное, пункт, который хоть как-то, но присутствует на приглашениях на встречи, рассылаемых в большинстве современных организаций. Однако, часто все на этом и заканчивается.
Желаемый результат
Тут мы переходим к конкретике. Представьте, что встреча уже закончилась. Что мы имеем? Чего достигли? Какие результаты можем “потрогать”? Обычно, это 3-5 очень детальных, специфичных и конкретных пунктиков. Для примера, приведу плохие варианты:
- Обсудить вопросы стратегического планирования
- Рассмотреть стратегию на второй квартал
- Проинформировать отдел продаж о месячных результатах
- Заручиться поддержкой руководства по вопросу Х
И хорошие:
- Решение проблемы Y
- Список возможных действий для нашей ситуации
- Список с тремя лучшими способами достижения цели, с расставленными приоритетами
- Подписанный договор
Агенда
Агенда предназначена для того, чтобы обеспечить полезное проведение времени и эффективность результатов. Это распорядок времени встречи, расписанный по пунктам, желательно поминутно, который показывает, каким образом мы доберемся до желаемых результатов, описанных выше.
Пишем в четыре колонки: что, как, кто, когда.
Модератор
Человек, который несет основную ответственность за процесс. Помогает группе быть эффективной. Встречи становятся заметно более эффективными, если разделять процесс и содержание. Модератор остается нейтральным и помогает группе достичь желаемых результатов встречи, соблюдать распорядок и рабочий уговор.
Модератор также:
- фокусирует энергию группы на поставленной перед ней задаче
- следит, чтобы все участвовали в обсуждениях
- является неким “шофером” встречи
- задает вопросы
- напоминает участникам о желаемых результатах и процессе
- подбадривает
- не привносит своих мнений
- помогает референту обеспечить точную регистрацию высказываний участников (это один из самых важных пунктов)
Обеспечьте минимум
Если вы сможете обеспечить вышеперечисленный минимум для проведения всех ваших встреч, обещаю, уже через 2 недели, ваши встречи изменятся до неузнаваемости. Конечно, это всего лишь минимум, но надо же с чего-нибудь начинать.
Если вас заинтересует максимум, добро пожаловать на тренинг об эффективной работе удаленных команд.
Там мы обсуждаем более подробно:
- Подготовка к организации встречи
- Приглашение на встречу
- Цель встречи
- Желаемый(ые) результат(ы)
- Агенда (распорядок)
- Рабочий уговор
- Парковка
- План действий
- Ретроспектива
- Роли: участники, референт, модератор и инициатор
- Физическое расположение в комнате
- Инструменты
- а также учимся эффективно решать проблемы