В предыдущей статье я описал процес подготовки к Большому Ретро. Итак, до начала знаменательного события мы уже:
Приветствие и организационные инструменты.
Любое событие я начинаю приветствием участников, после которого сразу предлагаю ратифицировать Цель Ретроспективы. Если подготовительная работа была проведена успешно (Цель и желаемый результат согласованы), то это не займет много времени. По необходимости можно на месте изменить Цель или отредактировать ее.
Затем я быстро пробегаюсь по Агенде (Расписание) и отвечаю на возникающие вопросы. Агенда также может корректироваться по необходимости.
Check-In.
С целью размять участников и сделать так, чтобы они окончательно и бесповоротно “купили” мероприятие, я прошу всех ответить на три вопроса, работая в небольших группах:
Ответы собираем в формате “round robin”, за правила можно голосовать точками, если их больше 5-9.
Собираем информацию.
Для большого Ретро очень подходит формат Timeline. Я предлагаю вспомнить все негативные, позитивные и нейтральные события, которые так или иначе повлияли на работу команды. Не ограничиваем в количестве, сначала пишем идеи индивидуально, затем кластеризуем и фильтруем в командах по 4-6 человек. После этого команды по очереди представляют собранные идеи аудитории и помещают их на временную шкалу.
Кластеризация Результатов.
Дальнейших шаг – собрать стикеры на временной шкале в группы (кластеры) и “обозвать” их. Обычно я прошу представителей (1-3) от каждой из команд сделать это.
Обсуждам в группах.
После формирования кластеров группа определяет ТОП 3-5 проблемных областей и для каждой из них создает в помещении несколько станций. Далее люди направлятся на обсуждение туда, где им интереснее всего. Часто я предлагаю использовать Root-Cause Analysis (RCA) для выявления корневых причин и объясняю алгоритм.
Ратификация.
После обсуждений каждая группа выходит со списком своих рекомендаций/action items/решений, которые она представляет аудитории и отвечает на уточняющие вопросы.
Вся группа должна ратифицировать итоговое решение/рекомендацию. Здесь очень важно не “залипать”, и активно фасилитировать открытую дискуссию. Возможно, спорные решения придется отложить в паркинг лот.
Закрытие Ретроспективы.
Важно дать возможность людям поблагодарить друг другу за проделанную работу. Иногда это происходит очень эмоционально (со слезами, да-да 🙂 ), поэтому не жалейте времени. Также полезно провести короткую Ретроспективу по Ретроспективе.
Ну что ж, вот и все 🙂 После этого можно поблагодарить участников за активное участие и официально объявить Ретроспективу состоявшейся и завершенной.