Наверняка вы сталкивались с необходимостью подвести итоги уходящего года – закончился проект, либо команда находилась в режиме “пилотирования” и хочет “оглянуться назад”. В этом случае я провожу Большую Ретроспективу, охватывающую промежуток времени от нескольких месяцев до года и более. В этой статье я хочу поделиться опытом проведения подобных Ретроспектив, и разобрать один из возможных форматов.
Особенности большого Ретро.
Активности ДО проведения Ретроспективы.
До Ретро должна быть проведена работа, которая включает в себя:
Интервью с участниками.
Годовое Ретро – слишком серьезное событе для того, чтобы пускать все на самотек. Нам необходимо согласовать с участниками Цель Ретроспективы, Агенду и желаемые результаты ДО ее проведения, чтобы избежать неприятных сюрпризов и быть во всеоружии 🙂 . Также во время интервью можно наладить контакт с людьми, распознать возможные скрытие мотивы и риски для фасилитации (а вдруг кто-то хочет превратить наше серьезное мероприятие в веселый троллинг :)). Вопросы могут варьироваться, но вот примерный список, который я обычно задаю:
Идеально вы должны провести индивидуальные интервью со всеми участниками. Абсолютный минимум – 4-5 интервью и охват ни менее одной трети от группы. Заканчивая последнее интервью, в голове у меня обычно уже складывается формулировка Цели Ретроспективы.
Фасилитационная карта и Агенда.
После я создаю подробную фасилитационную карту, в которой детально прописываю все активности, материалы и временные слоты.
ВАЖНО: отмечаем те места в фасилитационной карте, где может что-то пойти не так и включаем альтернативные активности. Полезно завать себе вопросы:
Когда я готовлюсь к Ретро, у меня кроме плана А есть еще планы B и С. Мое главное правило фасилитации:
Нет простых фасилитаций. В любой момент может что-то пойти не так.
Когда Цель Ретроспективы, желаемые результаты и Агенда определены, то я высылаю их участникам почтой. Затем при необходимости “подкручиваю”, получая обратную связь.
Подготовка материалов к Ретро.
Один из самых приятных моментов подготовки, по крайней мере, для меня. Рабочая комната превращается в мастерскую по отрисовке флип-чартов и заправке маркеров. Советую потратить достаточное время на то, чтобы подготовить красивые плакаты, потому что они дают мощный сигнал участникам о том, что вы тщательно готовились к мероприятию. Тем самым вы получаете кредит доверия. Также я подготавливаю несколько комплектов маркеров для себя – нет ничего более раздражающего, чем исписанный маркер, а также попытка его заправки на месте, которая обычно ведет к испачканной одежде и грязным рукам. 🙂
Подготовка помещения.
Помещение должно быть светлым и достаточно просторным, чтобы вместить Команду и ее гостей. Рассадка – группами по 4-6 человека за отдельными столами.
Подводим итоги. Основной объем работы происходит ДО мероприятия. А для начинающих фасилитаторов хороший ориентир – на каждый час Ретро нужен примерно один день подготовки. Поэтому я рекомендую: