Канбани бизнес-игрыдляуправленияпотокомзаказов

Допустим, вы изучили Аджайл и начали использовать в компании Скрам или другой фреймворк. Со временем клиентов стало больше, и работа менеджеров заметно усложнилась. Теперь вы размышляете, как управиться с десятками заказов, и в вашей голове крутятся термины типа портфеля, потока и приоритета.

Давайте разберёмся, как именно руководить компанией с портфелем клиентских проектов.

Обычно в компании работают несколько команд, которые умеют оценивать проект и составлять по нему Бэклог. Но навыки нескольких команд непросто масштабировать на всю компанию.
С портфелем проектов тяжело:

• определить, за что взяться в первую очередь;
• предсказать сроки по каждому проекту;
• работать так же быстро, как и над одним проектом.

Вам поможет Канбан.

Инструменты Канбана

Канбан создан для управления потоком работы, а потому подходит и для управления портфелем клиентских проектов. Вот как его применяют на уровне всей компании:

• визуализируют поток работы — на доску попадают этапы работы над заказом;
• ограничивают незавершённую работу — на каждом этапе ставят ограничение на количество одновременно выполняемой работы;
• измеряют время выполнения проектов, в нашем случае — время работы с клиентом.

Но мы советуем поработать ещё с тремя инструментами.

Свяжите воронку продаж и доску с проектами

Если портфель большой, разрыв между отделами растёт и ощутимее всего между продавцами и разработчиками. Первые продают — вторые разгребают, первые обещают сроки — вторые их не выдерживают. В итоге два отдела друг с другом конфликтуют.

Чтобы синхронизировать продавцов и разработчиков, свяжите воронку продаж с канбан-доской для разработки. Когда пройдёт встреча с клиентом и понадобится оценка проекта, проект тут же появится на доске. Отдел продаж поймёт, сколько задач в работе и какие сроки стоит обещать. Правила Канбана помогут с продажами, и конфликт между отделами исчезнет.

Сделайте карточки проектов информативнее

Хорошо, если в каждой команде прописаны правила игры. Но, скорее всего, они не сработают на уровне всей компании. Нужно новое соглашение — прозрачное для всех.

Используйте место на карточке проекта, которую вы повесили на доску. Так делают в Trello и Jira — отмечают переходы из статуса в статус. Дополните эту информацию условиями перехода, например, «Установлено у заказчика» или «Акты подписаны». Это не полноценные Критерии Готовности, но они влияют на проект целиком:

Следите за финансами с помощью диаграммы суммарного Cash Flow

Когда проектов много, приходится думать, как управлять финансовыми потоками и не раздувать бюджет. Вас выручит диаграмма суммарного потока. Она показывает, насколько гладко продвигается рабочий процесс и как количество незавершённой работы влияет на время выполнения проектов.
Доработайте диаграмму под финансы. По вертикали замените время на деньги и ничего не меняйте по горизонтали. Получится удобный инструмент для отслеживания денег:

Приоритизация потока заказов

Проблема приоритизации портфеля волнует не одну компанию. Но вопросы у всех одинаковые:

1. Как выбрать приоритетный проект?
2. Кто именно должен участвовать в приоритизации?
3. Как подключить сотрудников?
4. Как прекратить войну за ресурсы?

Традиционные подходы для приоритизации портфеля не работают. Взять хотя бы часто используемые:

• Выделенные эксперты. Один или команда экспертов определяют приоритеты проектов. Простой вроде бы подход сталкивается с неприятием со стороны сотрудников, в особенности поколения Y. Они не доверяют знаниям экспертов, и вдобавок их злит секретность процедуры.
• Like или Голосование +1. За проекты ставят лайки, и чей проект наберёт больше, тот и выберут первым. Но такие голосования сильно подвержены манипуляциям.
• Оценка ROI. Компании проводят глубокий анализ и собирают данные. Кажется, это рациональный подход. Однако проекты с таким подходом слишком привязаны к первоначальной оценке — настолько, что могут провалиться, если она неверна. К тому же непонятно, как оценивать стартапы с непредсказуемым результатом.

На замену традиционным подходам для приоритизации портфеля мы предлагаем Serious Games. В этих играх надо решить определённую проблему, исходя из реальных финансовых данных и ресурсов. Serious Games помогают вовлечь сотрудников, укрепить между ними связи и просто получить удовольствие.
Можно играть в отдельные игры:

• Knowsy — для расстановки приоритетов в стратегии.
• Buy the Project — для выбора лучших проектов.
• Prune the Future — для составления дорожной карты проектов.
• Fund the Project — для распределения ресурсов.

Можно комбинировать:

• Buy the Project и Prune the Future — для тактического и стратегического планирования.
• Knowsy, Buy the Project и Prune the Future — для тактического и стратегического планирования и расстановки приоритетов в стратегии.

Результата в Serious Games добиваются благодаря взаимодействию. Все игроки равны, каждый делится своими знаниями — и в итоге решение даётся быстрее.

Полезная литература

• Manage Your Project Portfolio: Increase Your Capacity and Finish More Projects
• Kanban and Scrum — Making the Most of Both
• How to Prioritize Your Project Portfolio Using Conteneo Collaboration Games: A Playbook in the Epic Wins Series
• Innovation Games: Creating Breakthrough Products Through Collaborative Play