Для того, чтобы ваши встречи были эффективными, необходимо, как минимум:
Если дать процессу название, вы им управляете. Если нет, он управляет вами.
Нет цели – нет смысла встречаться. Цель обычно возникает вокруг некой возможности или неудовлетворительной ситуации. Цель нужна для того, чтобы морально подготовить и мотивировать участников. Это, наверное, пункт, который хоть как-то, но присутствует на приглашениях на встречи, рассылаемых в большинстве современных организаций. Однако, часто все на этом и заканчивается.
Тут мы переходим к конкретике. Представьте, что встреча уже закончилась. Что мы имеем? Чего достигли? Какие результаты можем “потрогать”? Обычно, это 3-5 очень детальных, специфичных и конкретных пунктиков. Для примера, приведу плохие варианты:
И хорошие:
Агенда предназначена для того, чтобы обеспечить полезное проведение времени и эффективность результатов. Это распорядок времени встречи, расписанный по пунктам, желательно поминутно, который показывает, каким образом мы доберемся до желаемых результатов, описанных выше.
Пишем в четыре колонки: что, как, кто, когда.
Человек, который несет основную ответственность за процесс. Помогает группе быть эффективной. Встречи становятся заметно более эффективными, если разделять процесс и содержание. Модератор остается нейтральным и помогает группе достичь желаемых результатов встречи, соблюдать распорядок и рабочий уговор.
Модератор также:
Если вы сможете обеспечить вышеперечисленный минимум для проведения всех ваших встреч, обещаю, уже через 2 недели, ваши встречи изменятся до неузнаваемости. Конечно, это всего лишь минимум, но надо же с чего-нибудь начинать.
Если вас заинтересует максимум, добро пожаловать на тренинг об эффективной работе удаленных команд.
Там мы обсуждаем более подробно: