Эффективные встречи (минимальный набор)

Для того, чтобы ваши встречи были эффективными, необходимо, как минимум:

  1. Цель встречи
  2. Желаемый(ые) результат(ы)
  3. Агенда (распорядок)
  4. Модератор

Теперь обо всем по порядку.

Встречи

Если дать процессу название, вы им управляете. Если нет, он управляет вами.

Цель встречи (почему нужно встретиться?)

Нет цели — нет смысла встречаться. Цель обычно возникает вокруг некой возможности или неудовлетворительной ситуации. Цель нужна для того, чтобы морально подготовить и мотивировать участников. Это, наверное, пункт, который хоть как-то, но присутствует на приглашениях на встречи, рассылаемых в большинстве современных организаций. Однако, часто все на этом и заканчивается.

Желаемый результат

Тут мы переходим к конкретике. Представьте, что встреча уже закончилась. Что мы имеем? Чего достигли? Какие результаты можем «потрогать»? Обычно, это 3-5 очень детальных, специфичных и конкретных пунктиков. Для примера, приведу плохие варианты:

  • Обсудить вопросы стратегического планирования
  • Рассмотреть стратегию на второй квартал
  • Проинформировать отдел продаж о месячных результатах
  • Заручиться поддержкой руководства по вопросу Х

И хорошие:

  • Решение проблемы Y
  • Список возможных действий для нашей ситуации
  • Список с тремя лучшими способами достижения цели, с расставленными приоритетами
  • Подписанный договор

Агенда

Агенда предназначена для того, чтобы обеспечить полезное проведение времени и эффективность результатов. Это распорядок времени встречи, расписанный по пунктам, желательно поминутно, который показывает, каким образом мы доберемся до желаемых результатов, описанных выше.
Пишем в четыре колонки: что, как, кто, когда.

Модератор

Человек, который несет основную ответственность за процесс. Помогает группе быть эффективной. Встречи становятся заметно более эффективными, если разделять процесс и содержание. Модератор остается нейтральным и помогает группе достичь желаемых результатов встречи, соблюдать распорядок и рабочий уговор.

Модератор также:

  • фокусирует энергию группы на поставленной перед ней задаче
  • следит, чтобы все участвовали в обсуждениях
  • является неким «шофером» встречи
  • задает вопросы
  • напоминает участникам о желаемых результатах и процессе
  • подбадривает
  • не привносит своих мнений
  • помогает референту обеспечить точную регистрацию высказываний участников (это один из самых важных пунктов)

Обеспечьте минимум

Если вы сможете обеспечить вышеперечисленный минимум для проведения всех ваших встреч, обещаю, уже через 2 недели, ваши встречи изменятся до неузнаваемости. Конечно, это всего лишь минимум, но надо же с чего-нибудь начинать.

Если вас заинтересует максимум, добро пожаловать на тренинг эффективные встречи.
Там мы обсуждаем более подробно:

  • Подготовка к организации встречи
  • Приглашение на встречу
  • Цель встречи
  • Желаемый(ые) результат(ы)
  • Агенда (распорядок)
  • Рабочий уговор
  • Парковка
  • План действий
  • Ретроспектива
  • Роли: участники, референт, модератор и инициатор
  • Физическое расположение в комнате
  • Инструменты
  • а также учимся эффективно решать проблемы
Share this nice post:


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *